¿Qué es la gestión de proyectos? y las claves para elaborar un plan de gestión exitoso
“Lo importante no es trabajar más duro, sino de manera más inteligente” Frederik Taylor
La gestión de proyectos es una diciplina estructurada con el fin de desarrollar proyectos con gerencias efectivas, sin importar el tamaño de las empresas ni la magnitud del proyecto, ya sea para mejorar las operaciones o solventar distintas necesidades.
✅¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es una estrategia para poder llevar a cabo proyectos únicos con una temporalidad establecida, un grupo de trabajo bien definido y flexible para adaptarse ante las circunstancias, sea para la creación de un producto, servicio, así como para obtener un o más resultados, con un lineamiento objetivo basado en una planificación de forma ordenada, manejando fundamentalmente el riesgo tanto presente como potencial, y sobre todo establece un liderazgo con la facultad de mantener el control en un ambiente que cambia constantemente, además con la visión claramente definida para conducir al equipo motivado y para capacitarlos en el camino.
Importancia de la gestión de proyectos
Partiendo de la idea de que cada proyecto es único, es decir que no se ha llevado a cabo antes en la empresa, la gestión de proyectos es importante porque va a emplear herramientas que respondan a las características y complejidad de este.
Esta estrategia integra acciones como gestión, control y evaluación constante sobre los distintos procesos implementados para alcanzar el objetivo final, en este sentido se establece una serie de tareas secuenciales que siguen un orden respecto a la planificación, tomando en cuenta que los proyectos se desarrollan en base a parámetros, así como metas y tres restricciones (tiempo, dinero y alcance).
Introducción a la gestión de proyectos
Se implementa el PMBOK que da una guía a los gestores de proyectos para construir un plan sólido, utilizar herramientas para gestionar imprevistos y proporciona una metodología estándar, que se adapta a diferentes casos. Es integral para trabajar con las áreas de conocimiento, mejores elementos de análisis y control.
Se pueden emplear varias herramientas metodológicas para desplegar la gestión de proyectos, entre esos destacan el diagrama de Gantt que establece secuencia, duración, grado de avance de las tareas para los proyectos mediante un diagrama y cronograma de acción con taras y metas. El Pert/CPM que son dos metodologías que se complementan para dar el estimado probabilístico de la ejecución del proyecto en base a las acciones que se deben tomar, así mismo el camino a la ruta crítica busca construir la ruta ideal y eficiente, sin errores. Y el método de la cadena crítica por medio del cual se puede identificar y reducir el tiempo de los procesos de mayor duración, con la diversificación de tareas.
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Plan de gestión de proyecto
Cada proyecto está constituido por una serie de procesos de tareas coordinadas y conectadas que se tienen que gestionar para llegar al cierra y cumplir el objetivo, ahora bien, para esto se reparten una serie de funciones dentro del equipo de trabajo que se desempeñan en 5 faces, tomando en cuenta que se puede regresar a fases anteriores para corregir o solucionar situaciones que vayan en contra del objetivo del proyecto.
- 1) Integración: selección y asignación de responsables.
- 2) Alcance: determinar claramente que se espera como resultado del proyecto, para mantener al equipo involucrado y con una meta bien definida.
- 3) Tiempo: establecimiento y cumplimiento de cronogramas.
- 4) Costo: mantener una línea de gastos y pagos en concordancias con las necesidades del proyecto.
- 5) Calidad: se refiere a desarrollar estándares puestos por los clientes, así como normas vigentes.
- 6) Recursos humano: formar grupos competencias acordes a los requerimientos del proyecto.
- 7) Riesgo: implementar herramientas y métodos para identificar contratiempos que puedan intervenir de manera negativa en la ejecución el plan del proyecto.
- 8) Comunicaciones: : mantener canales de comunicación eficientes entre todos los participantes.
- 9) Adquisiciones: se encargan del provisionamiento de materiales e identificación de agente o proveedores claves.
- 10) Gestión de los interesados: coordinar o intervenir entre todas las personas o grupos que se relacionan en el proceso, como clientas, miembros del equipo, instituciones reguladoras, gerentes de la empresa y representantes de la sociedad.
Entonces para conseguir los objetivos planteados en la planificación, se requiere de una buena gestión de proyectos que sostenga y sobrelleve oportunamente los obstáculos, además del trabajo colaborativo para identificar, evaluar e informar sobre el avance de los procesos, presupuesto, responsable para afrontar firmes las modificaciones y comprometido con el cumplimiento de metas con una visión clara.